エコルドサイン プライバシーポリシー

D&I株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する電子契約システム「エコルドサイン」（以下「本サービス」といいます。）において取得する個人情報を、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」といいます。）その他の関係法令及びガイドラインを遵守し、以下のとおり取り扱います。本ポリシーにおいて使用する用語は、別段の定めがない限り、「エコルドサイン」利用規約（以下「利用規約」といいます。）の定めによります。

第１条（取得する情報）

当社は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。

(1)事業者及び登録ユーザーに関する情報：名称、代表者名、所在地、電話番号、業種、担当者の氏名、電子メールアドレス、パスワード（不可逆な方式で変換して保存し、当社も元のパスワードを知ることはできません。）

(2)署名者及び代理人に関する情報：氏名又は名称、代表者名、所在地、電話番号、電子メールアドレス、代理人の場合は署名者本人との関係

(3)契約書等に関する情報：送信者が作成し、又は取り込んだ契約書等の内容（契約書等に記載された第三者の情報を含みます。）

(4)操作の記録：契約書等の作成、表示、ダウンロード、電子メールの送信、時限アクセスURLへのアクセス、合意その他の操作の内容及び日時、IPアドレス、ブラウザ情報（User-Agent）、端末の種類

(5)決済に関する情報：料金プラン、請求及び支払いの履歴、決済代行事業者が発行する顧客の識別番号（クレジットカード番号は当社では取得・保持せず、決済代行事業者が管理します。）

(6)AI機能に関する情報：AI機能に入力し、又は取り込んだ文書及び質問、AIの出力、ポイントの利用履歴

(7)お問い合わせに関する情報：お問い合わせの内容及び連絡先

第２条（利用目的）

当社は、取得した情報を次の目的のために利用します。

(1)本サービスの提供（契約書等の送信、締結、電子署名、合意締結証明書の発行、保管及びダウンロードを含みます。）

(2)本人確認、なりすまし及び不正利用の防止、セキュリティの確保

(3)締結の経緯を証明するための記録の作成、保管及び契約当事者への交付

(4)料金の請求、決済及びポイントの管理

(5)本サービスに関するお知らせ、重要な変更の通知、お問い合わせへの対応

(6)本サービス及び当社の関連サービス（エコルドCRM、事業所向けページ等）のご案内（電子メールの末尾等から、いつでも停止することができます。）

(7)本サービスの改善、新機能の開発、利用状況の統計的な分析（個人を識別できない形式に加工して行います。）

(8)利用規約に違反する行為への対応、法令に基づく対応

第３条（合意締結証明書への記載と相手方への交付）

署名者、代理人及び送信者の情報、並びに第１条第４号の操作の記録は、締結の証拠として合意締結証明書に記載され、契約当事者の双方に交付されます。本サービスを利用する方は、このことに同意したうえで手続きを行うものとします。

第４条（事業者が入力する個人情報の取扱い）

1.事業者が送信者として本サービスに入力し、又は取り込んだ署名者その他の第三者の個人情報（障害の状況、要介護度、病歴その他の要配慮個人情報を含むことがあります。）について、当社は、個人情報保護法第27条第5項第1号に定める委託を受けた者として、本サービスの提供の目的の範囲内でのみ取り扱います。

2.前項の個人情報の取得、利用目的の通知又は公表、本人の同意の取得、開示等の請求への対応は、事業者が個人情報取扱事業者として自らの責任において行うものとします。当社は、事業者からの求めに応じ、合理的な範囲で協力します。

第５条（第三者提供）

当社は、次の場合を除き、ご本人の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

(1)第３条により、契約の相手方に合意締結証明書等を交付する場合

(2)法令に基づく場合

(3)人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合

(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

(5)合併その他の事由による事業の承継に伴って提供される場合

第６条（外部事業者への委託）

当社は、本サービスの提供のため、次の外部事業者に、必要な範囲で個人情報の取扱いを委託します。当社は、委託先を適切に選定し、必要かつ適切な監督を行います。

第７条（外国にある第三者への提供）

1.前条の委託先には外国（米国及び英国）に所在する事業者が含まれます。これらの国は、個人情報保護委員会が日本と同等の水準にあると認める国（英国を除きます。）ではありませんが、当社は、委託先との契約等により、個人情報保護法第28条第1項に定める基準に適合する体制を整備しています。

2.各国の個人情報の保護に関する制度は、個人情報保護委員会のウェブサイト（「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」）で確認することができます。

3.AI機能の委託先に対しては、送信した情報をAIの学習に利用させない設定又は契約により管理しています。

第８条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏えい、滅失又は毀損を防止するため、次の措置を講じます。

(1)通信の暗号化（TLS）、保管データの暗号化

(2)パスワードの不可逆な変換による保存、新しい端末からのログイン時及び重要な操作の前の確認コードによる本人確認、ログイン失敗時のロック

(3)事業者ごとのデータの分離、アクセス権限の管理、操作履歴の記録

(4)締結済みの記録の改ざん防止（ハッシュ値、電子署名、タイムスタンプ、削除・上書きのできない保管領域）

(5)従業者に対する教育及び監督、委託先の監督

第９条（保存期間）

1.締結済みの契約書等、合意締結証明書及び操作の記録は、利用規約第8条に従い、締結の日から10年間保存し、この期間中は削除しません。

2.その他の情報は、利用目的の達成に必要な期間保存し、不要となった後は遅滞なく削除します。ログインの記録などのセキュリティに関する記録は、原則として400日間保存します。

第10条（Cookie等）

本サービスは、ログインの状態の維持、信頼済みの端末の識別及び不正利用の防止のために、Cookieを使用します。本サービスでは、広告のためのCookieは使用しません。

第11条（開示等のご請求）

1.ご本人は、当社が保有する個人データについて、個人情報保護法に基づき、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を請求することができます。下記の窓口までご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、法令に従い対応します。

2.第９条第１項の記録は、締結の証拠として契約当事者の双方の権利を守るためのものであり、保存期間中は、削除又は利用の停止の請求に応じられない場合があります。

3.第４条の個人情報に関するご請求は、送信者である事業者にご連絡ください。

第12条（本ポリシーの変更）

当社は、法令の改正、本サービスの変更等に応じて本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示その他の適切な方法によりお知らせします。

第13条（お問い合わせ窓口）